Канцелярия канцлера права использует доступ к информации, касающейся частной жизни, только для выполнения трудовых обязанностей канцлера права и ответа на ваше обращение. Переписку с вами мы можем использовать и внутри учреждения для оценивания и повышения качества своей работы.
Ваши обращения и связанная с ними переписка регистрируются в реестре документов канцелярии канцлера права. В открытом виде данные публикуются в реестре документов в соответствии с требованиями, установленными в законе о публичной информации. Если отправителем письма является частное лицо, то мы обнародуем в реестре документов только инициалы имени этого лица, а также основание и срок действия ограничения доступа. Обращения и ответы частных лиц недоступны в реестре документов канцелярии канцлера права в открытом виде, за исключением случая, когда вы сами попросили обнародовать переписку.
На переписку с частными лицами наложено ограничение доступа. Если кто-то хочет ознакомиться с документом, содержащим присланные канцелярии данные, касающиеся частной жизни, то он может подать запрос о предоставлении информации. Мы предоставляем выписку из той части документа, на которую ограничение доступа не наложено. При выдаче документа мы делаем нечитабельными контактные данные лица (почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и пр.). В остальном ограничение доступа зависит от содержания запрошенного документа. Возможные основания для наложения ограничений доступа установлены в статье 35 закона о публичной информации. Канцлер права имеет право признать переписку, касающуюся частных лиц, внутренней на основании части 8 статьи 23 закона о канцлере права.
Когда вы отправляете письмо в канцелярию канцлера права в качестве представителя юридического лица или учреждения и указываете там свои личные контактные данные, то ваши контактные данные оказываются в нашем реестре документов в открытом виде, поскольку при получении письма не предполагается, что вы выступаете как частное лицо.
Доступ к документам можно ограничить также внутри канцелярии канцлера права в зависимости от содержания документа. В таком случае доступ предоставляется должностному лицу или должностным лицам, которые должны ознакомиться с этим документом при выполнении своих трудовых обязанностей.
Несмотря на наложенное ограничение доступа, канцелярия канцлера права выдает документ тому учреждению или лицу, которое имеет законное право и обоснованную потребность запросить его для выполнения своих служебных обязанностей (например, делопроизводитель, занимающийся досудебным производством, суд). Учреждению или лицу запрещается передавать полученную информацию, на которую наложено ограничение доступа, третьим лицам без разрешения канцелярии канцлера права.
Если для предоставления вам ответа канцелярия канцлера права должна сделать запросы, то она оглашает ваши личные данные лишь в минимальном, безусловно необходимом объеме. Если вы послали канцлеру права обращение, ответ на которое входит в компетенцию другого учреждения, то мы передадим его соответствующему учреждению и известим вас об этом в официальном письме. В случае если ваше заявление содержит деликатные личные данные, мы передаем заявление лишь с вашего согласия.
При доставке ответов мы используем те адресные данные, которые вы сами сообщили нам или которые доступны в регистре народонаселения. Ответы, отправляемые по электронной почте, мы передаем в зашифрованном виде.
Канцлер права имеет право обнародовать содержание рассматриваемого заявления и итоговый результат производства в средстве массовой информации или иным образом, не разглашая данные, позволяющие установить личность. На веб-сайте опубликованы позиции канцлера права, из которых при необходимости удалены данные адресата и прочая информация, с помощью которой можно установить личность. Позиции с деликатным содержанием на веб-сайте не обнародуются.
Пожалуйста, ознакомьтесь с более подробной информацией о том, как мы храним ваши персональные данные в других случаях.