Как мы храним Ваши личные данные?

Деятельность канцлера права открыта. С открытыми документами, возникающими в ходе работы канцлера права, можно ознакомиться на веб-сайте канцлера права и через открытый реестр документов.

 

При выполнении своих ежедневных задач канцлер права получает информацию, которая может содержать личные данные, в том числе деликатную информацию и информацию, касающуюся частной жизни. Такие данные могут содержаться и в вашем заявлении, когда вы обращаетесь к канцлеру права. Также они попадают к канцлеру права в том случае, когда вы являетесь одной из сторон производства, которое рассматривает канцлер права.

Далее мы представляем обзор того, с какой целью канцлер права использует ваши личные данные, как организовано хранение этих данных в канцелярии канцлера права, в каких случаях мы можем передавать ваши личные данные третьим лицам и каковы ваши права при обработке ваших личных данных.

 

Описанные принципы не действуют в отношении обработки данных юридических лиц и других учреждений и не охватывают обработку личных данных на тех веб-сайтах, на которые даны ссылки в нашей веб-среде (внешние ссылки).

 

По вопросам, касающимся обработки личных данных, можно обращаться к специалисту по защите данных канцелярии канцлера права Эркки Свену Маргне (адрес электронной почты: erkkisven.margna@oiguskantsler.ee, телефон: 693 8430).

 
 
  • Как мы храним ваши личные данные в том случае, если вы обратились к канцлеру права?

 

Канцелярия канцлера права использует доступ к информации, касающейся частной жизни, только для выполнения трудовых обязанностей канцлера права и ответа на ваше обращение. Переписку с вами мы можем использовать и внутри учреждения для оценивания и повышения качества своей работы.

 

Ваши обращения и связанная с ними переписка регистрируются в реестре документов канцелярии канцлера права. В открытом виде данные публикуются в реестре документов в соответствии с требованиями, установленными в законе о публичной информации. Если отправителем письма является частное лицо, то мы обнародуем в реестре документов только инициалы имени этого лица, а также основание и срок действия ограничения доступа. Обращения и ответы частных лиц недоступны в реестре документов канцелярии канцлера права в открытом виде, за исключением случая, когда вы сами попросили обнародовать переписку.

 

На переписку с частными лицами наложено ограничение доступа. Если кто-то хочет ознакомиться с документом, содержащим присланные канцелярии данные, касающиеся частной жизни, то он может подать запрос о предоставлении информации. Мы предоставляем выписку из той части документа, на которую ограничение доступа не наложено. При выдаче документа мы делаем нечитабельными контактные данные лица (почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и пр.). В остальном ограничение доступа зависит от содержания запрошенного документа. Возможные основания для наложения ограничений доступа установлены в статье 35 закона о публичной информации. Канцлер права имеет право признать переписку, касающуюся частных лиц, внутренней на основании части 8 статьи 23 закона о канцлере права.

 

Когда вы отправляете письмо в канцелярию канцлера права в качестве представителя юридического лица или учреждения и указываете там свои личные контактные данные, то ваши контактные данные оказываются в нашем реестре документов в открытом виде, поскольку при получении письма не предполагается, что вы выступаете как частное лицо.

 

Доступ к документам можно ограничить также внутри канцелярии канцлера права в зависимости от содержания документа. В таком случае доступ предоставляется должностному лицу или должностным лицам, которые должны ознакомиться с этим документом при выполнении своих трудовых обязанностей.

 

Несмотря на наложенное ограничение доступа, канцелярия канцлера права выдает документ тому учреждению или лицу, которое имеет законное право и обоснованную потребность запросить его для выполнения своих служебных обязанностей (например, делопроизводитель, занимающийся досудебным производством, суд). Учреждению или лицу запрещается передавать полученную информацию, на которую наложено ограничение доступа, третьим лицам без разрешения канцелярии канцлера права.

 

Если для предоставления вам ответа канцелярия канцлера права должна сделать запросы, то она оглашает ваши личные данные лишь в минимальном, безусловно необходимом объеме. Если вы послали канцлеру права обращение, ответ на которое входит в компетенцию другого учреждения, то мы передадим его соответствующему учреждению и известим вас об этом в официальном письме. В случае если ваше заявление содержит деликатные личные данные, мы передаем заявление лишь с вашего согласия.

 

При доставке ответов мы используем те адресные данные, которые вы сами сообщили нам или которые доступны в регистре народонаселения. Ответы, отправляемые по электронной почте, мы передаем в зашифрованном виде.

 

Канцлер права имеет право обнародовать содержание рассматриваемого заявления и итоговый результат производства в средстве массовой информации или иным образом, не разглашая данные, позволяющие установить личность. На веб-сайте опубликованы позиции канцлера права, из которых при необходимости удалены данные адресата и прочая информация, с помощью которой можно установить личность. Позиции с деликатным содержанием на веб-сайте не обнародуются.

 

 

  • Как мы храним ваши личные данные, когда вы посещаете веб-сайт канцлера права?

 

Когда вы посещаете веб-сайт канцлера права и ознакомляетесь с содержащейся там информацией, информация относительно этих посещений собирается с целью составления статистики.

 

На своих веб-сайтах мы используем инструмент Google Analytics, который собирает общие данные относительно того, как посетитель использует веб-сайты канцлера права. Например, Google Analytics собирает данные относительно местонахождения посетителей, их версии браузера и операционной системы, времени и продолжительности посещения, а также количества посещений веб-сайтов и перемещения по ним. Собранные данные доступны канцелярии канцлера права только в неперсонифицированном виде. Полученную информацию канцелярия использует для того, чтобы делать свои веб-сайты более удобными в использовании для посетителей.

 

 

  • Как мы храним и используем ваши личные данные, когда вы выставляете свою кандидатуру на работу или практику в канцелярии канцлера права?

 

Заявления кандидатов на работу и практику мы оцениваем исходя из информации, предоставленной самим кандидатом. При необходимости мы ищем дополнительные данные в открытых источниках (например, информация, опубликованная в Интернете). Если в своем резюме вы указали рекомендателей, то мы предполагаем, что можем связаться с этими лицами. С собранной информацией могут ознакомляться только те лица, которые участвуют в процессе подбора персонала.

 

Вместе с тем вы имеете право узнать, какие данные мы собрали в отношении вас в связи с выставлением вашей кандидатуры на работу. Вы имеете право ознакомиться с этими данными и дать пояснения или предъявить возражения. Данные относительно других кандидатов канцелярия канцлера права не оглашает.

 

Документы, полученные во время проведения конкурса, хранятся для разрешения правовых споров, которые могут возникать в процессе подбора персонала, до истечения срока давности требования (1 год). Мы храним ваши данные в течение более продолжительного времени только в том случае, если вы дали письменное согласие на это.

 

Данные кандидатов – это информация, на которую наложено ограничение доступа и к которой третьи лица (в том числе компетентные учреждения) получают доступ только в установленных законом случаях.

 

 

  • Как можно ознакомиться с данными, которые канцелярия канцлера права собрала в отношении вас?

 

Для того чтобы вы смогли ознакомиться с данными, которые канцелярия канцлера права собрала в отношении вас, подайте нам ходатайство, которое подписано собственноручно или с помощью электронной цифровой подписи, чтобы можно было идентифицировать личность. Собранные в отношении вас данные выдаются только вам. Третьему лицу мы выдаем ваши личные данные только в том случае, если соответствующее право вытекает из закона.

 

По возможности мы выдаем вам данные желаемым вами способом в течение пяти рабочих дней с момента получения ходатайства, но не позднее чем в течение одного месяца. Ходатайства без четкого обоснования или повторные ходатайства канцелярия канцлера права может не удовлетворить либо запросить разумную плату, учитывая административно-управленческие расходы, понесенные на удовлетворение ходатайства.

 

Канцелярия канцлера юстиции отказывается от удовлетворения вашего ходатайства в случае, если оно может:

  1. затронуть права и свободы другого лица;
  2. помешать предотвращению преступления или поимке преступника;
  3. затруднить выяснение правды в уголовном производстве;
  4. поставить под угрозу защиту тайны родословной ребенка.

 

Если вы считаете, что при обработке данных были нарушены ваши права, то вы можете обратиться в Инспекцию по защите данных или в суд.