Kuidas hoiame Teie isikuandmeid?

Õiguskantsleri tegevus on avalik. Õiguskantsleri töö käigus tekkivate avalike dokumentidega on võimalik tutvuda õiguskantsleri kodulehel ja avaliku dokumendiregistri kaudu.

Oma igapäevaste ülesannete täitmisel saab õiguskantsler teavet, mis võib sisaldada isikuandmeid, sh tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad olla ka Teie avalduses, kui pöördute õiguskantsleri poole. Samuti jõuavad need õiguskantslerini siis, kui olete õiguskantsleri menetluse üks osapool.

Järgnevalt anname ülevaate, mis eesmärgil õiguskantsler Teie isikuandmeid kasutab, kuidas on korraldatud nende andmete hoidmine Õiguskantsleri Kantseleis, millistel juhtudel võime edastada Teie isikuandmeid kolmandatele isikutele ning millised on Teie õigused Teie isikuandmete töötlemisel.

Kirjeldatud põhimõtted ei kehti juriidiliste isikute ega teiste asutuste andmete töötlemise kohta ning ei hõlma isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele viidatakse meie veebis (välislingid).

Isikuandmete töötlemist puudutavate küsimustega võib pöörduda Õiguskantsleri Kantselei andmekaitsespetsialisti Erkki Sven Margna poole (e-posti aadress erkkisven.margna@oiguskantsler.ee ja telefon 693 8430).

 

  • Kuidas hoiame Teie isikuandmeid, kui olete õiguskantsleri poole pöördunud?

 

Õiguskantsleri Kantselei kasutab juurdepääsu eraelulisele teabele vaid õiguskantsleri tööülesannete täitmiseks ja Teie pöördumisele vastamiseks. Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks ning parendamiseks.

Teie pöördumised ja sellega seotud kirjavahetus registreeritakse Õiguskantsleri Kantselei dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikus vaates avaldatakse andmed avaliku teabe seaduses sätestatud nõuete kohaselt. Kui kirja saatja on eraisik, siis avalikustame dokumendiregistris vaid isiku nime initsiaalid ning juurdepääsupiirangu aluse ja kehtivusaja. Eraisikute pöördumised ja vastused ei ole Õiguskantsleri Kantselei dokumendiregistri avalikus vaates kättesaadavad, v.a juhul, kui olete ise palunud kirjavahetuse avalikustada.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib kantseleile saadetud eraelulisi andmeid sisaldava dokumendiga tutvuda, võib ta esitada teabenõude. Edastame dokumendi selle osa väljavõtte, millele juurdepääsupiirangut ei ole kehtestatud. Dokumenti väljastades muudame loetamatuks isiku kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress jmt). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute võimalikud alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35. Õiguskantsleril on õigus eraisikuid puudutav kirjavahetus tunnistada asutusesiseseks õiguskantsleri seaduse § 23 lg 8 alusel.

Kui saadate Õiguskantsleri Kantseleile kirja juriidilise isiku või asutuse esindajana ja lisate sinna oma isiklikud kontaktandmed, siis on Teie kontaktandmed meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad, sest kirja saamisel ei eeldata Teie tegevust eraisikuna.

Juurdepääsu dokumentidele võib piirata ka Õiguskantsleri Kantselei siseselt, olenevalt dokumendi sisust. Sel juhul võimaldatakse juurdepääs ametnikule või ametnikele, kes peavad selle dokumendiga oma tööülesannete täitmisel tutvuma.

Kehtestatud juurdepääsupiirangust hoolimata väljastab Õiguskantsleri Kantselei dokumendi asutusele või isikule, kellel on selle küsimiseks seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus oma ametiülesannete täitmiseks (nt kohtueelne menetleja, kohus). Asutus või isik ei tohi saadud juurdepääsupiiranguga teavet edastada kolmandatele isikutele ilma Õiguskantsleri Kantselei loata.

Kui Õiguskantsleri Kantselei peab Teile vastamiseks järelepärimisi tegema, avaldab kantselei Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus. Kui olete saatnud õiguskantslerile pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle vastavale asutusele ning teavitame Teid sellest ametliku kirjaga. Juhul kui Teie avaldus sisaldab delikaatseid isikuandmeid, edastame avalduse vaid Teie nõusolekul.

Vastuste kättetoimetamisel kasutame aadressiandmeid, mida olete ise meile teatanud või mis on kättesaadavad rahvastikuregistrist. E-posti teel saadetud vastused edastame krüpteerimata kujul.

Õiguskantsleril on õigus teha menetletava avalduse sisu ja menetluse lõpptulemus teatavaks massiteabevahendis või muul viisil, avalikustamata andmeid, mis võimaldavad isikute tuvastamist. Kodulehel on avaldatud õiguskantsleri seisukohad, millest on vajadusel eemaldatud adressaadi andmed ja muu teave, mille järgi on võimalik isik tuvastada. Delikaatse sisuga seisukohti kodulehel ei avalikustata.

 
  • Kuidas hoiame Teie isikuandmeid, kui külastate õiguskantsleri veebilehte?

 

Kui külastate õiguskantsleri veebilehte ning tutvute sealse infoga, kogutakse külastuste kohta infot statistilisel eesmärgil.

Rakendame oma veebilehtedel Google Analytics’i tööriista, mis kogub üldandmeid selle kohta, kuidas külastaja õiguskantsleri veebilehti kasutab. Näiteks kogub Google Analytics andmeid külastajate asukoha, veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi versiooni kohta, külastamise aja ja kestuse ning veebilehtede külastuste hulga ja nende vahel liikumise kohta. Kogutud andmeid näeb Õiguskantsleri Kantselei üksnes isikustamata kujul. Saadud teavet kasutab kantselei selleks, et muuta oma veebilehed külastajasõbralikumaks.

 

  • Kuidas hoiame ja kasutame Teie isikuandmeid, kui kandideerite Õiguskantsleri Kantseleisse tööle või praktikale?

 

Töö- ja praktikakandidaatide avaldusi hindame kandidaadi enda avaldatud teabest lähtudes. Vajadusel otsitakse lisaandmeid avalikest allikatest (nt internetis avaldatud info). Kui olete oma CV-s nimetanud soovitajad, siis eeldame, et võime nende isikutega ühendust võtta. Kogutud teabega saavad tutvuda ainult värbamisprotsessis osalevad isikud.

Ühtlasi on Teil õigus teada saada, milliseid andmeid oleme Teie kohta seoses tööle kandideerimisega kogunud. Teil on õigus nende andmetega tutvuda ning anda selgitusi või esitada vastuväiteid. Teiste kandidaatide kohta käivaid andmeid Õiguskantsleri Kantselei ei avalda.

Konkursi jooksul saadud dokumente säilitatakse värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks − kuni nõude aegumiseni (1 aasta). Pikemat aega säilitame Teie andmeid vaid siis, kui olete selleks andnud kirjaliku nõusoleku.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

 
  • Kuidas saab tutvuda andmetega, mida Õiguskantsleri Kantselei on Teie kohta kogunud?

 

Selleks et  saaksite tutvuda andmetega, mida Õiguskantsleri Kantselei on Teie kohta kogunud, esitage isikusamasuse tuvastamiseks meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus. Teie kohta kogutud andmed väljastatakse ainult Teile. Kolmandale isikule väljastame Teie isikuandmeid ainult juhul, kui selleks on seadusest tulenev õigus.

Võimalusel väljastame Teile andmed Teie soovitud viisil viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul. Selgelt põhjendamatud või korduvad taotlused võib Õiguskantsleri Kantselei jätta rahuldamata või küsida taotluse rahuldamiseks tehtud halduskulutusi arvesse võttes mõistlikku tasu.

Õiguskantsleri Kantselei keeldub Teie taotlust täitmast, kui see võib:

  1. kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  3. raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  4. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
 

Kui leiate, et andmete töötlemisel on rikutud Teie õigusi, võite pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.