Kuidas hoiame Teie isikuandmeid?

Õiguskantsleri tegevus on avalik. Õiguskantsleri töö käigus tekkivate avalike dokumentidega on võimalik tutvuda õiguskantsleri kodulehel ja avaliku dokumendiregistri kaudu.

Oma igapäevaste ülesannete täitmisel saab õiguskantsler teavet, mis võib sisaldada isikuandmeid, sh tundlikku ja eraelulist teavet. Teie isikuandmed võivad sattuda õiguskantsleri käsutusse, kui kirjutate või pöördute õiguskantsleri poole või olete õiguskantsleri menetluse osapooleks.

Allpool anname ülevaate, millisel eesmärgil õiguskantsler Teie isikuandmeid kasutab, kuidas on korraldatud nende andmete hoidmine Õiguskantsleri Kantseleis, millistel juhtudel võime edastada Teie isikuandmeid kolmandatele isikutele ning millised on Teie õigused Teie isikuandmete töötlemisel.

Kirjeldatud põhimõtted ei kehti juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete töötlemise kohta ega hõlma isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele viidatakse meie veebis (välislingid).

 

  • Kuidas hoiame Teie isikuandmeid, kui olete meie poole pöördunud?

Juurdepääsu eraelulisele teabele kasutab Õiguskantsleri Kantselei vaid õiguskantsleri tööülesannete täitmiseks ja Teie pöördumisele vastamiseks.

 

Teie pöördumised ja sellega seotud kirjavahetus registreeritakse Õiguskantsleri Kantselei dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikus vaates on avaldatud andmed vastavalt avaliku teabe seaduses toodud nõuetele. Kui kirja saatja on eraisik, siis avalikustame dokumendiregistris vaid isiku nime initsiaalid ning juurdepääsu piirangu aluse ja kehtivustähtaja. Eraisikute pöördumised ja vastused ei ole meie dokumendiregistri avalikus vaates kättesaadavad, v.a juhul, kui olete ise palunud kirjavahetuse avalikustamist.

 

Kui saadate meile kirja juriidilise isiku või asutuse esindajana ja kasutate kontaktteabes isiklikke kontaktandmeid, siis on Teie kontaktandmed meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad, sest kirja saamisel ei eeldata Teie tegevust eraisikuna.

 

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib meile saadetud eraelulisi andmeid sisalduva dokumendiga tutvuda, siis võib ta esitada teabenõude ja teabenõude saamisel väljastame dokumendist väljavõtte osas, millele juurdepääsupiirangut ei ole kehtestatud. Dokumenti väljastades muudame loetamatuks isiku isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress jmt). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35. Lisaks on õiguskantsleril õigus eraisikuid puudutav kirjavahetus tunnistada asutusesiseseks õiguskantsleri seaduse § 23 lg 8 alusel.

 

Juurdepääsu dokumentidele on võimalik piirata ka Õiguskantsleri Kantselei siseselt, olenevalt dokumendi sisu delikaatsusest. Sel juhul võimaldatakse juurdepääs ametnikule või ametnikele, kelle tööülesannete täitmiseks nimetatud juurdepääs on vajalik.

 

Vaatamata kehtestatud juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus oma ametiülesannete täitmiseks (nt kohtueelne menetleja, kohus). Asutus või isik ei tohi saadud juurdepääsupiiranguga teavet edastada kolmandatele isikutele ilma Õiguskantsleri Kantselei loata.

 

Kui peame Teile vastamiseks kelleltki kolmandalt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus. Kui olete saatnud meile pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle vastavale asutusele ning teavitame Teid sellest ametliku kirjaga. Vastuste kättetoimetamisel kasutame aadressiandmeid, mida olete ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastikuregistrist. E-posti teel saadetud vastused edastame krüpteerimata kujul.

 

Õiguskantsleril on õigus teha menetletava avalduse sisu ja menetluse lõpptulemus teatavaks massiteabevahendis või muul viisil, avalikustamata andmeid, mis võimaldavad isikute tuvastamist. Kodulehelt on leitavad õiguskantsleri seisukohad, millelt on vajadusel eemaldatud adressaadi andmed ja muu teave, mille kaudu on võimalik isik tuvastada. Delikaatse sisuga seisukohti kodulehel ei avalikustata.

 

  • Kuidas hoiame Teie isikuandmeid, kui külastate meie veebilehte?

Kui külastate õiguskantsleri veebilehte ning tutvute sealse infoga, kogutakse külastuste kohta infot statistilistel eesmärkidel.

 

Rakendame oma veebilehtedel Google Analytics’i veebi analüüsimise tööriista, mis kogub üldandmeid selle kohta, kuidas külastaja meie veebilehti kasutab. Näiteks kogub Google Analytics andmeid külastajate geograafia, arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi versiooni kohta, külastamise aja ja kestuse ning veebilehtede külastuste hulga ja nende vahel liikumise kohta. Kogutavaid andmeid näeme üksnes isikustamata kujul. Saadud teavet kasutame oma veebilehtede külastajasõbralikumaks muutmiseks.

 

  • Kuidas hoiame ja kasutame Teie isikuandmeid, kui kandideerite meile tööle või praktikale?

Meile tööle või praktikale kandideerides lähtume kandidaadi avaldatud teabest ja avalikest allikatest (nt internetis Teie kohta avaldatud info). Kui toote CV-s välja soovitajad, siis eeldame, et võime Teie poolt soovitajatena nimetatud isikutega suhelda. Kogutud teabega saavad tutvuda ainult värbamisprotsessis osalevad isikud.

 

Ühtlasi on Teil õigus teada saada, milliseid andmeid me oleme Teie kohta seoses kandideerimisega kogunud. Teil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ning anda selgitusi või esitada vastuväiteid. Teiste kandidaatide kohta käivaid andmeid me ei avalda.

 

Kui Te ei osutunud valituks, säilitame Teie andmeid vaid Teie nõusolekul. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

 

  • Kuidas saate tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud?

Kui soovite tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud, esitage meile isiklikult (omakäeliselt või digitaalselt) allkirjastatud taotlus, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud Teie isikusamasuses. Teie kohta kogutud andmeid väljastatakse ainult Teile. Kolmandale isikule väljastame Teie isikuandmeid ainult juhul, kui selleks on seadusest tulenev õigus.

 

Väljastame Teile andmed Teie soovitud viisil viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Paberil andmete väljastamisel võime nõuda paljunduskulude katteks iga alates 21. väljastatud lehekülje eest kuni 0,19 eurot.

 

Me keeldume Teie taotlus täitmast üksnes siis, kui see võib:

  1. kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  3. raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  4. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

 

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ja enda isikuandmete töötlemise lõpetamist (kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam seaduslikku alust). Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

 

Kui Te leiate, et andmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.